Viðhald og verkefnastjórnun

Sumarhús þarf viðhald. Grasið þarf að klippa, potturinn þarf að hreinsa, og eitthvað þarf alltaf að laga. Hvernig heldur maður utan um þetta þegar margir eiga húsið?

Verkefnalisti fyrir alla

Í Bústaðnum geta allir eigendur séð og unnið með sama verkefnalistann. Þetta tryggir að enginn gleymi mikilvægum verkefnum og allir vita hvað á að gera.

Hvað er hægt að gera:

Búa til verkefni: Hver sem er getur bætt við verkefni sem þarf að klára
Úthluta verkefnum: Getur úthlutað verkefni til ákveðinna eigenda
Fylgjast með stöðu: Hvert verkefni fer í gegnum stöðurnar í bið, í vinnslu og lokið — og hægt er að merkja verkefni sem hætt við
Kostnaðarskráning: Hægt er að skrá kostnað við verkefni og bæta honum sjálfkrafa við hússjóðsbókhaldið

Árstíðalistar: vor-opnun og vetrarfrágangur

Fyrir utan almenna verkefnalistann er í Bústaðnum sérstakur eiginleiki fyrir árstíðabundin verk: í Stillingar → Gátlistar → Árstíðalistar getur stjórnandi hússins búið til tvo lista — einn fyrir vor-opnun og annan fyrir vetrarfrágang — og valið úr tilbúnum, íslenskum sjálfgefnum atriðum með einum smelli í stað þess að skrifa allt frá grunni.

Þegar listi er stilltur birtist hann sjálfkrafa sem áminningarspjald á yfirlitstöflunni á réttum tíma árs — vor-opnunin í apríl og maí, vetrarfrágangurinn í september og október — og er sýnilegt þar til einhver hakar í hann. Hér eru hugmyndir að atriðum fyrir hvorn lista:

Vor-opnun (apríl-maí)

•Opna vatn og athuga lagnir
•Klippa gras í fyrsta skipti
•Mála pallinn og skoða viðhald
•Taka út garðhúsgögn
•Opna sumarhúsið eftir vetur

Vetrarfrágangur (september-október)

•Taka inn garðhúsgögn
•Loka vatni fyrir veturinn
•Hreinsa niðurföll og þakrenni
•Athuga einangrun og glugga
•Taka inn/geyma grill og útibúnað

Komu- og brottfarargátlistar

Fyrir utan árstíðalistana er líka hægt að stilla venjulegan komugátlista (birtist þegar einhver skráir sig inn í húsið) og brottfarargátlista (birtist við skráningu brottfarar) — líka undir Stillingar → Gátlistar, með tilbúnum sjálfgefnum atriðum sem má breyta að vild.

Við brottför er líka hægt að merkja birgðastöðu — hvort hver hlutur á lista (klósettpappír, uppþvottalögur, kveikjarar o.s.frv.) er „Til" eða „Á þrotum". Allt sem er merkt á þrotum fer sjálfkrafa á sameiginlega innkaupalistann, án þess að tvítaka atriði sem eru þegar þar. Á yfirlitstöflunni sér næsti gestur líka stöðu síðustu brottfarar — hvað var hakað við þegar seinasti hópur fór.

Stöður verkefna

Í Bústaðnum eru verkefni með fjórar stöður sem hjálpa ykkur að halda utan um hvað er á döfinni:

Í bið (Pending)

Verkefni sem bíða eftir að einhver taki þau að sér

Í vinnslu (In Progress)

Verkefni sem einhver er að vinna að núna

Lokið (Completed)

Verkefni sem eru kláruð og þarfnast ekki frekari athygli

Hætt við (Cancelled)

Verkefni sem hætt var við og þarf ekki að klára

Góð ráð fyrir verkefnastjórnun

•Búðu til verkefni strax þegar þú tekur eftir einhverju sem þarf að laga
•Úthlutaðu verkefnum til þess sem er bestur í því (t.d. garðyrkju, rafmagn, málun)
•Settu lokatíma (deadline) á verkefni ef mikilvægt er að það klárist fyrir ákveðinn tíma
•Notaðu athugasemdareitung til að bæta við myndum eða nánari lýsingum
•Skoðaðu verkefnalistann áður en þú ferð í sumarhúsið til að sjá hvað þarf að gera

Tilbúinn að skipuleggja viðhald?

Byrjaðu að nota verkefnalistann í Bústaðnum.